15 49.0138 8.38624 1 0 4000 1 https://www.boydrice.com 300 0
theme-sticky-logo-alt
theme-logo-alt

Vem är vem? Skapa en företags personallista med Microsoft Access

I varje företag, hur stort det än är, finns det alltid minst sju Claires, fem Bens, en eller flera Allans på bokföringsavdelningen och en Christine i receptionen. Detta går utan undantag, men ibland med vissa subtila variationer (till exempel drivs mottagningen ibland av en Chris, Kriss, Chrissy eller Kristina.)

Det finns många applikationer som kan användas för att hålla reda på personalinformation inom ett företag, till exempel namnen på alla du har svårt att komma ihåg när de frågar dig om dina barn i matsalen och andra lite mer affärsrelaterade användningsområden. Microsoft Access är en sådan applikation vars främsta fördelar jämfört med program som Excel är att den kan presentera data på ett visuellt tilltalande sätt och är lätt att arbeta med. Strukturen och fördelarna med Access är snabba att behärska-inom högst en halvtimme lär du dig att sätta upp en provföretagslista inom programmet.

Det är vanligtvis praktiskt att ha en klar uppfattning om hur du vill att den färdiga artikeln ska se ut innan du börjar, inklusive vad du vill visa, hur många poster du behöver göra, etc. Många gillar att kartlägga eller redan ha sina data redo i Excel vilket gör saker och ting lättare att arbeta utifrån, men du är välkommen att ta reda på det under den här steg-för-steg-handledningen som är ett bra sätt att hitta dina fötter.

abc

Låt oss titta på hur du skapar en personaldatabas – vi antar att du använder Access 2007. Det finns två sätt att gå tillväga, varav en är att använda en mall som medföljer applikationen och den andra är att skapa en databas från grunden.

Använda en Microsoft Access -mall

Även om det har begränsade alternativ när det gäller att designa din databas, är Access Database Wizard det snabbaste sättet att skapa ett enkelt dokument och är mer än tillräckligt för de flesta krav.

  1. Om du vill öppna skapningsguiden inom Access väljer du Ny ikonen i verktygsfältet.
  2. De Ny fil aktivitetsfönstret öppnas nu. Under Fliken Mallar, Välj På min dator.
  3. Går in i Databaser fliken kan du välja vilken typ av databas du vill skapa.
  4. Ange ett namn och en plats för den nya databasen i nästa prompt innan du klickar Skapa.
  5. Guiden ger dig sedan steg för steg instruktioner som leder till en komplett databas.

Skapa en databas från början

Om du hellre vill ha en större grad av kontroll under skapandeprocessen är vägen att göra ett nytt dokument utan hjälp av guiden. Det är inte så skrämmande som det låter och tar inte lång tid (beroende på mängden information du vill organisera, naturligtvis.)

  1. När du öppnar Access får du en popup-låda med många olika alternativ. Välj Tom åtkomstdatabas och bekräfta.
  2. Spara din nya databas och ge den ett önskat namn och en plats. När du klickar Skapa, ser du ditt databasfönster i Access.
  3. Dags att skapa en tabell där din information visas. För enkelhetens skull är det bäst att välja Skapa tabell i designvyn.
  4. Du måste ange de fält du behöver för dina data-i det här fallet vill du göra en lista över fält som är relevanta för personerna i företaget (namn, avdelning, e-postadress etc.) som kan anges sekventiellt under fältnamn kolumn.
  5. Klicka sedan på eller klicka på fliken Data typ kolumn. Text är standardalternativet i den här kolumnen, men om du har tillgång till bilder på anställda kan du skapa ett “foto” -fält och bör välja Bild alternativ här.
  6. När du har valt din datatyp väljer du nästa fält igen Beskrivning kolumn. Skriv en beskrivning här för fältet, till exempel ”Medarbetarnamn” eller ”Foto” om du vill ange en bild som nämndes i föregående steg.
  7. Om du trycker på tabbtangenten igen kommer du tillbaka till Fält namn kolumn. Ange extra fält på exakt samma sätt som beskrivs i steg fyra till sex.
  8. Därefter kan vi välja det som kallas a Primärnyckel för bordet. Vanligtvis det första fältet i tabellen, detta används i samband med sökfunktionen inom Access. I det här fallet är det troligtvis så ‘Anställd Namn’ – klicka på den här texten i Fält namn kolumn. I verktygsfältet ser du en gul nyckelikon – genom att klicka på detta kommer du att ange ‘Medarbetarnamn’ som din primära nyckel.
  9. Stäng Access och spara tabellen när du uppmanas. När du öppnar igen kommer du tillbaka till huvudskärmen för åtkomst. Dubbelklicka på din tabell (som ska vara synlig i det här fönstret) och börja mata in personaldata och arbeta dig igenom varje rad.

Grattis, du har just skapat en Access -databas! Okej, det är enkelt, men du borde kunna se dess användbarhet även från detta grundläggande exempel. Dessutom kan du alltid lägga till mer data och skapa nya fält i designvyn.

Om du arbetar med känslig information som bankuppgifter och löneinformation (Access är ett utmärkt verktyg för HR -avdelningen) kan du lösenordsskydda vissa fält samtidigt som du lämnar mer allmän information öppen för andra – detta kan hanteras med hjälp av Säkerhetsguide på användarnivå finns i säkerhet alternativ i Verktyg.

Previous Post
40 Underbara korta Bob -frisyrer
Next Post
24 sätt att marknadsföra din WordPress -blogg